SCO UB

Untuk efektivitas dan efisiensi sistem administrasi surat menyurat, Universitas Brawijaya (UB) membuat aplikasi persuratan digital yang diberi nama "Smart and Collaborative Office". Aplikasi ini disosialisasikan kepada segenap Wakil Rektor, Kepala Biro, Kepala Bagian, Kepala Subbagian, dan staf sekretaris di lingkungan Kantor Pusat, Selasa (22/10/2019), di Gedung Rektorat Lantai delapan.

Rektor UB Prof. Dr. Ir. Nuhfil Hanani AR., MS dalam sambutannya menyampaikan, dengan adanya aplikasi ini diharapkan tercapainya efisiensi waktu pengelolaan surat menyurat. "Pimpinan bisa mengecek surat dan memantau alur disposisi di mana saja, kapan saja, apakah sudah dieksekusi, sehingga jika pimpinan dinas ke luar kota beberapa hari, tidak perlu menunggu hingga surat menumpuk di atas meja," jelas rektor.

Dengan adanya aplikasi ini, semua surat masuk harus melalui satu pintu, yaitu Bagian Tata Usaha (TU). Agar kemudian dapat diteruskan ke bagian yang berwenang melalui aplikasi. Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh pimpinan penerima surat dan sekretaris. "Jadi jika tidak berwenang maka tidak akan dapat mengakses surat yang sudah diinput oleh TU," ujar pengembang aplikasi Dwi Suwandana.

Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai macam fasilitas, di antaranya dapat melacak surat, disposisi berupa template, disposisi custom, multi disposisi sampai dengan staf penerima terakhir atau eksekutor. "Untuk surat keluar juga terdapat fitur template berbagai macam surat keluar, sehingga sekretaris tidak perlu membuat surat di Microsoft Word, cukup dari aplikasi ini. Konsep surat juga dapat langsung dikirimkan ke pemaraf 1 untuk di koreksi, kemudian ke pemaraf 2, sampai dengan penandatangan. Selain itu juga ada fitur chat untuk memudahkan komunikasi mengenai persuratan," papar Dwi.

Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Prof. Drs. Gugus Irianto, MSA., Ph.D., Ak., menyampaikan, UB telah beberapa kali melakukan perubahan dalam pengelolaan sistem persuratan digital, di mana awalnya menggunakan Sistem Informasi Administrasi Surat (SIAS), juga mencoba menggunakan Office Automation, dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dari ANRI. Namun Smart and Collaborative Office dianggap paling sesuai untuk diaplikasikan pada sistem persuratan di UB.

"Ke depannya kami harap aplikasi ini tidak hanya digunakan untuk surat menyurat, tetapi dapat dikolaborasikan untuk keperluan administratif lainnya, seperti informasi gaji pegawai, peminjaman gedung dan lainnya. Setelah sistem persuratan digital ini dapat berjalan dengan baik, selanjutnya kami berharap surat menyurat di UB tidak lagi menggunakan kertas, tetapi cukup dengan mengirimkan melalui aplikasi ini. Jangan takut salah dan jangan takut untuk mencoba," pungkas Prof. Gugus