Smart Desk

Smart Desk è la App di Siav che consente di semplificare e velocizzare le diverse attività relative alla gestione di documenti in formato elettronico, dalla loro ricezione passando per la firma digitale – nella modalità grafometrica - sino al loro successivo invio in archiviazione all'interno di un documentale o di un gestionale.
Il prodotto non è un repository documentale ma piuttosto è da vedersi come uno “strumento ponte” che riceve i documenti da un ERP o da un documentale, semplifica l'acquisizione di eventuali allegati e la firma dei diversi documenti necessari ai fini dello svolgimento di specifici processi ed invia i documenti firmati ai sistemi utilizzati per l'archiviazione.
I dati caratteristici di ogni pratica (es. Nome, Cognome, Codice Fiscale, etc.) ed i documenti da far sottoscrivere all'utente finale vengono definiti nell'applicativo che alimenta Smart Desk (ERP, sistema documentale etc.).
Lato Smart Desk vengono visualizzati tutti i documenti ed i dati inviati ricevuti ed è possibile sottoscrivere i diversi documenti mediante firma grafometrica: grazie all'utilizzo di adeguati tablet o tavolette grafiche l'utente può firmare un documento, come ad esempio un DDT, sottoscrivere un consenso informato oppure un contratto, apponendo una o più Firme Elettroniche Semplici (FES) o Firme Elettroniche Avanzate (FEA) con la rilevazione dei dati biometrici.
La soluzione può essere utilizzata da iPad, è nativamente integrata con la soluzione Archiflow di Siav e può essere facilmente integrata da prodotti di terzi mediante l'SDK messo a disposizione ma anche con prodotti terzi, per l'invio della documentazione firmata, implementando degli appositi connettori custom.
Smart Desk può essere utilizzato per la gestione di pratiche relative a svarianti ambiti (Utility, PA, HR ecc.) ed acquisire documenti da vari devices (anche mediante fotocamera), rendendo il prodotto flessibile ai diversi contesti d'utilizzo. Il prodotto prevede la gestione paperless della documentazione in uscita che accompagna la merce, come i DDT, ed alla gestione delle pratiche, come ad esempio contratti, in formato digitale.
L'utente nel momento in cui effettua l'accesso (che può avvenire inserendo username e password o mediante autenticazione LDAP o provider custom), in base al ruolo attribuitogli in fase di configurazione avrà accesso ad una e/o all'altra configurazione di prodotto.

Key Points:
- Ricezione da documentale/gestionale dei documenti d'interesse;
- Sottoscrizione dei diversi documenti mediante firma grafometrica (FES o FEA) utilizzando tablet o tavoletta grafica;
- Completa dematerializzazione dei documenti, e processi, che richiedono firma grafometrica;
- Massima flessibilità di utilizzo: Smart Desk può essere usato sia da tablet che da PC, consentendo l'acquisizione dei documenti necessaria via scansione, selezione file o fotocamera;
- Interfaccia intuitiva che guida l'utente nello svolgimento dei diversi step necessari a gestire una pratica digitale: l'operatore ha subito chiaro quali documenti lavorare e quali sono già stati lavorati, avendo evidenza di quale documentazione occorre richiedere all'utente e quale far sottoscrivere;
- Gestione semplificata dei DDT elettronici, grazie alla visualizzazione della “lista di documenti da firmare” ed alla suddivisione dei DDT per singolo spedizioniere;
- Stampa (o invio via mail) all'utente del riepilogo delle operazioni svolte con Smart Desk;
- Strumento integrato con piattaforma ECM Archiflow;
- Invio automatico dei documenti firmati all'ERP, con apposito connettore custom, o al sistema documentale di riferimento.