eArkiv

Sådan sikrer I, at jeres mobile medarbejdere altid har opdaterede vejledninger, personalehåndbøger og information ved hånden

Arbejdsmiljøloven kræver særlige anvisninger til arbejde med stoffer, der er farlige for mennesker og miljø. Medarbejdere, der arbejder med disse stoffer og materialer, skal til enhver tid i arbejdssituationen have adgang til anvisningerne. Anvisningerne skal yderligere opdateres løbende, så de til enhver tid opfylder lovens krav, og risici minimeres.

Har man mobile medarbejdere med vekslende arbejdspladser, kan det være svært at sikre, at de altid har adgang til de opdaterede dokumenter. Med et digitalt arkiv på smartphone løser I det problem én gang for alle.

eArkiv til iPhone og iPad er et digitalt arkiv i serien af Synchronicermoduler.

På kontoret opretter jeres arkivadministrator det antal arkiver og undermapper, der er behov for, og lægger dokumentfilerne i de rette mapper. Det hele foregår via internettet.

Medarbejderen i marken har med en app, der er enkel at installere og betjene, adgang til dokumenterne i arkivet via iPhone eller iPad.

Dokumenterne hentes som pdf-filer og gemmes på mobiletelefonen eller tabletten, så medarbejderen har adgang til dem, selvom om han kortvarigt skulle være offline.

Når administratoren lægger en ny version af et dokument i arkivet og vælger at synkronisere, lægger app’en den nye version på de telefoner og tablets, der indeholder den tidligere version. App’en holder styr på hvilke mobile enheder, der indeholder de forskellige dokumenter, så nye versioner kommer ud til de rette medarbejdere.

Der kan være flere administratorer på arkivet, så fx både den sikkerhedsansvarlige og personaleafdelingen kan lægge dokumenter ind eller opdatere. Administratorerne kan kategorisere og tilknytte dokumenterne til forskellige arbejdsområder eller funktioner og yderligere styre hvilke medarbejdere, der har adgang til de forskellige dokumenter.

Medarbejderne i marken kan også bruge søgefunktionen i eArkiv og fx skrive dele af et emne eller et produktnavn, hvorefter de relevante dokumenter bliver fundet frem. Med eArkiv effektiviserer I arbejdsgangen, sparer miljøet og sikrer jeres medarbejderes adgang til de seneste ajourførte dokumenter - det hele med nogle få klik med musen på kontoret og en iPhone/iPad i marken.